Departamento jurídico ágil: confira as 7 dicas de ouro que separamos para você!

É recorrente observar que muitos gestores têm dificuldade de ter um departamento jurídico ágil. Na verdade, é fácil verificar essa situação, afinal a área conta com alta demanda de trabalho e gestão complexa de informações. Por isso, precisa da ajuda de muitos profissionais.

No entanto, ter um departamento jurídico ágil não é uma tarefa impossível ou que vai demandar grandes esforços ou investimentos. Adotando algumas medidas com planejamento, organização e utilização de tecnologias, é possível alcançar o objetivo desejado.

É sobre esse assunto que vamos falar. Acompanhe este texto e conheça 7 dicas infalíveis para deixar o departamento jurídico ágil. Confira!

1. Defina metas e faça um planejamento estratégico

Quando o escritório de advocacia apresenta a organização, quer dizer que ele tem definidos os objetivos que deseja alcançar. Se o departamento jurídico está fora de controle e os prazos não estão sendo mais cumpridos pontualmente, é fundamental realizar uma análise de quais os principais desafios do setor e tentar elaborar soluções.

Para isso, o passo inicial é definir as metas e os objetivos. É importante estudar os problemas encontrados com o objetivo de encontrar respostas inovadoras. É importante engajar a equipe do departamento jurídico para que se consiga desempenhar as tarefas de maneira rápida e estratégica.

2. Crie uma rotina

Muitos escritórios de advocacia apresentam uma rotina negativa. Em decorrência disso, o departamento jurídico não consegue seguir as regras e atividades realizadas durante o dia, o que compromete a produtividade do escritório.

Por isso, é importante criar uma rotina padronizada e que seja capaz de otimizar os processos. Isso quer dizer que o setor deve prever ações para contornar situações inesperadas e impedir que as demandas percam o prazo.

3. Realize reuniões

Manter a comunicação fluida é um elemento fundamental para o escritório de advocacia, devido à grande quantidade de demandas. Por isso, uma saída é promover reuniões no início e no final da semana, por exemplo.

Esses encontros são importantes para identificar as atividades a serem realizadas e também acompanhar o que já foi feito. Dessa maneira, o escritório de advocacia consegue alinhar as informações necessárias, dar feedback para a equipe e, com isso, aumentar a sua produtividade.

4. Mantenha o foco na satisfação do cliente

Alguns departamentos jurídicos utilizam serviço de atendimento ao cliente ou ouvidoria, com o objetivo de realizar o diagnóstico dos principais erros cometidos. Dessa maneira, é possível mapear os erros para evitar que os contratos com os clientes sejam suspensos.

Nesse contexto, um departamento jurídico ágil é, também, aquele que está próximo do atendimento ao cliente, coletando e instruindo ações para garantir a satisfação das pessoas. Alguma estratégias podem ser adotadas para garantir uma avaliação positiva. Vejamos, a seguir.

4.1. Conheça quais são as reais necessidades do cliente

As reuniões realizadas no primeiro atendimento ao cliente são fundamentais para conhecê-lo. Nesse instante, é importante colher todas as informações sobre o perfil do cliente e suas expectativas.

Por exemplo, se for pessoa jurídica, é essencial identificar quais são os membros da diretoria ou do departamento administrativo, pois essas são as pessoas que vão tratar diretamente das demandas judiciais. Conhecer esse detalhes ajuda a melhorar o relacionamento e a satisfação do cliente.

4.2. Adote a personalização no atendimento

Todo cliente quer se sentir único. Nesse sentido, é fundamental desenvolver um atendimento mais personalizado. Esse tipo de estratégia, por exemplo, ajuda a ter sucesso nos acordos extra-judiciais.

Isso porque fica mais fácil de conhecer o que o cliente faria diante de um litígio que pode demorar muito tempo para ser resolvido. É possível, nesse caso, sugerir que ele se livre do litígio, com a justificativa de que pode ser uma tática mais interessante financeiramente.

4.3. Ofereça feedback aos clientes

Não interessa qual é o valor ou tipo da causa: o cliente sempre quer se sentir seguro de que o advogado está realmente cuidando de seus interesses. Nesse sentido, é importante sempre oferecer feedback, com o objetivo de informá-lo periodicamente sobre o processo.

Essas informações podem ser entregues em modelo de relatórios detalhados ou por meio de e-mail ou reuniões. Essas posturas passam mais segurança ao cliente e, portanto, melhoram o relacionamento.

5. Desenvolva indicadores de desempenho

Depois de compreender como conseguir a satisfação do cliente, é essencial que o departamento jurídico consiga mensurar o desempenho da equipe. Pode parecer um procedimento trabalhoso ou pouco usual no meio jurídico, mas essa atividade consegue apontar erros cometidos com frequência e a melhor forma de dinamizar o trabalho da equipe.

Em razão disso, adotar indicadores de desempenho ajuda verificar o tempo gasto na execução de cada tarefa e qual é a qualidade do serviço entregue. Realizar esse tipo de mensuração ajuda a melhorar o fluxo interno de atividades do escritório.

6. Faça uso da tecnologia

Para o departamento jurídico tomar decisões mais certeiras, precisa se basear em um bom estudo de dados. Com a geração de um grande volume de processos eletrônicos e a possibilidade de consultá-los, abriu-se a possibilidade da criação da estratégia tecnológica chamada jurimetria.

Trata-se da capacidade de medir informações a partir de dados jurídicos. Podemos dizer que seria uma aplicação da dos conceitos estatísticos na área do Direito.

Esse tipo de estratégia pode ser aplicada, por exemplo, na construção de uma inteligência empresarial. Isso quer dizer que a geometria ajuda o escritório a realizar análises descritivas e aprofundadas das matérias do Direito a partir da mineração de dados.

Com o uso da jurimetria, é possível ter aumento nas chances de sucesso nos processos judiciais. Dessa maneira, o departamento jurídico consegue, de maneira ágil, identificar quais são as teses mais defendidas por determinado magistrado e, com isso, aumentar a possibilidade de o cliente vencer uma ação judicial.

7. Dê vazão à interatividade

Um departamento jurídico ágil também é um setor que tem alta interatividade. Isso quer dizer que o time se dedica a discutir as tarefas planejadas e analisar o que funcionou e o que não deu certo.

Dessa maneira, a equipe constrói e cria adequações para melhorar o seu processo dia após dia. Para garantir essa interatividade, é fundamental investir em uma boa comunicação e feedbacks constantes. É preciso eliminar posturas como indiretas ou informações subentendidas.

Essas foram algumas nossas dicas para a criação de um departamento jurídico ágil. É importante que o setor esteja sintonizado com as inovações tecnológicas. Por exemplo, a área pode se beneficiar muito com a coleta de dados feita por api. Esse tipo de tecnologia possibilita otimizar o tempo, aumentar a produtividade e ganhar qualidade operacional.

Departamento jurídico ágil: confira as 7 dicas de ouro que separamos para você!
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