Confira as dicas que separamos para gestão estratégica do departamento jurídico moderno

Um departamento jurídico comumente trabalha com grande volume de informações e arca com muitas responsabilidades. Nesse sentido, ter uma gestão estratégica do departamento jurídico moderno é fundamental para o sucesso do escritório de advocacia.

Portanto, a gestão estratégica do departamento deve considerar a quantidade de atividades que o setor desempenha. Essa não é uma tarefa fácil, que exige mudança na cultura organizacional e participação ativa dos colaboradores.

Quer saber mais sobre esse assunto? Acompanhe este texto saiba como funciona a estrutura do departamento jurídico, quais são os obstáculos que ele tem para aplicação de estratégias e como contorná-las. Descubra, além disso, dicas para tornar o departamento jurídico mais estratégico.

A realidade do departamento jurídico

Nos departamentos jurídicos, geralmente não existem soluções que ajudam na gestão estratégica de informações, documentos e procedimentos.

Geralmente, planilhas precisam ser frequentemente corrigidas e verificadas para garantir a organização dos contratos que o escritório tem. Também é preciso organizar o pagamento dos litígios e valores a serem recebidos.

Tudo isso ocorre geralmente de forma manual e repetitiva. Dessa forma, há grandes chances de o departamento jurídico cometer erros nas anotações, perder as datas e deixar, por exemplo, um contrato vencer sem renovação. Isso aumenta o retrabalho, reduz a efetividade e o perfil estratégico da empresa.

Obstáculos que impedem a gestão estratégica

Além do contexto apresentado, outras práticas são recorrentes nos escritórios de advocacia que não adotam a gestão estratégica. Vamos conhecer, a seguir, alguns obstáculos para que você identifique se eles fazem parte da sua rotina e comece a mitigá-los.

Informações espalhadas

O departamento jurídico que recebe informações de diferentes fontes sem uma gestão centralizada acaba tendo informações espalhadas por todo canto. Seja aquele e-mail que traz uma demanda ou os documentos impressos que chegaram via Correios. Informações dispersas dificultam a gestão, gerando retrabalho e atrasos nas entregas.

Falta de padronização

Gerir contratos é uma das atividades mais fundamentais de um departamento jurídico. No entanto, se esses contratos não forem padronizados, há o risco de isso complicar a fiscalização e a gestão desses documentos.

Falta de metodologia

Fazer o atendimento judicial de outras áreas da empresa que fazem requisições é um obstáculo muito grande para o departamento jurídico. Isso exige agilidade e vasto conhecimento sobre os processos.

O atraso nos prazos desse tipo de atendimento e até mesmo o esquecimento desses compromissos são sinais de que falta organização e sistematização dos pedidos. Ou seja, não existe uma metodologia capaz de facilitar a gestão do setor e alcançar o cumprimento de metas.

Como tornar a gestão estratégica do departamento jurídico moderno?

Para ser mais estratégico, o departamento jurídico deve aumentar sua capacidade de padronizar e organizar os dados, informações e documentos. Trouxemos algumas dicas sobre o tema para facilitar o controle da operação.

Invista em padronização de processos

Organizar todas as atividades e informações necessárias para o bom funcionamento do departamento jurídico ajuda a equipe encontrar o que precisa no momento em que necessita.

Assim, o departamento jurídico deixa de ser um setor reativo e se torna uma área estratégica da empresa, se tornando um pilar de sucesso do negócio e uma vitrine para a fidelização de clientes.

Para alcançar esse nível de qualidade é preciso padronizar essa atividade. Isso vale desde documentos mais simples, passando por relatórios periódicos até a verificação de prazo de vencimento de contratos. Outro método que gera resultados é investir em um controle do volume de informações que transitam entre os setores, deixando o departamento jurídico mais estratégico.

Utilize o software jurídico

Softwares jurídicos têm o propósito de tornar a gestão de departamentos dessa natureza mais eficientes. Essas tecnologias são desenvolvidas para facilitar a gestão de dados, documentos, informações e outras atividades a serem desenvolvidas pelo escritório de advocacia.

O resultado disso é uma rotina de atividades mais organizada e eficiente. O software ajuda na padronização e controle dos contratos, por meio da automação dos processos.

Além disso, para o departamento jurídico tomar decisões mais certeiras, ele precisa se basear em um bom estudo de dados. Com a geração de um grande volume de processos eletrônicos e a possibilidade de consultá-los, abriu-se a possibilidade da criação da estratégia tecnológica chamada jurimetria.

Trata-se da capacidade de medir informações a partir de dados jurídicos. Podemos dizer que essa seria uma aplicação dos conceitos estatísticos na área do Direito.

Esse tipo de estratégia pode ser aplicada, por exemplo, na construção de uma inteligência empresarial. Isso quer dizer que a geometria ajuda o escritório a realizar análises descritivas e aprofundadas das matérias do Direito a partir da mineração de dados.

Com o uso da jurimetria é possível ter aumento no índice de sucesso dos processos judiciais. Dessa maneira, o departamento jurídico consegue, agilmente, identificar quais são as teses mais defendidas por determinado magistrado e, com isso, aumentar a possibilidade de o cliente vencer uma ação judicial.

Mantenha o foco na satisfação do cliente

Alguns departamentos jurídicos utilizam serviço de atendimento ao cliente ou ouvidoria, com o objetivo de realizar o diagnóstico dos principais erros cometidos. Dessa maneira, é possível mapear os erros para evitar que os contratos com os clientes sejam suspensos.

Nesse contexto, um departamento jurídico moderno é, também, aquele que está próximo ao atendimento ao cliente, coletando e instruindo ações para garantir a satisfação das pessoas. Algumas estratégias podem ser adotadas para garantir uma avaliação positiva

Desenvolva indicadores de desempenho

Depois de compreender como deixar seus clientes mais satisfeitos, é essencial que o departamento jurídico consiga mensurar o desempenho da equipe.

Pode parecer um procedimento trabalhoso ou pouco usual no meio jurídico, mas essa atividade consegue apontar erros cometidos com frequência e é a melhor forma de dinamizar o trabalho da equipe.

Em razão disso, adotar indicadores de desempenho ajuda verificar o tempo gasto na execução de cada tarefa e qual é a qualidade do serviço entregue. Realizar esse tipo de mensuração contribui para a melhoria do fluxo interno de atividades do escritório.

Essas foram algumas informações sobre gestão estratégica do departamento jurídico moderno. É importante salientar que o planejamento estratégico é um ponto que merece destaque e que deve ser seguido à risca para um retorno positivo para os seus negócios.

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